Qui traite vos données ?
4DOC SAS édite et exploite SIMU4DOC. Le Dr Ouassim KHANDALI est le contact désigné pour les questions relatives aux données : contact@4doc.fr. Pour l’organisation et le suivi des formations, le centre ou l’organisme qui détermine ces traitements est responsable de traitement ; 4DOC intervient pour son compte dans le cadre contractuel convenu. Pour les traitements qu’elle détermine elle-même, notamment les demandes d’ouverture de centre et la gestion de ses relations avec les utilisateurs, 4DOC est responsable de traitement.
Quelles données sont recueillies ?
Selon votre utilisation : nom, prénom, adresse e-mail, profession, établissement, spécialités, phase et année de formation ou année de début d’exercice, photo facultative, groupes et centres d’affiliation, rôles et invitations. La plateforme enregistre les inscriptions, demandes d’encadrement, disponibilités, présences, annulations, réponses aux questionnaires et attestations. Les équipes peuvent déposer des consignes, documents et liens pédagogiques. Les données de sécurité comprennent notamment les dates de connexion, adresses IP et informations techniques du navigateur ou de l’appareil. Le mot de passe est conservé sous forme de hachage, et non en clair.
D’où proviennent-elles ?
Les données peuvent être renseignées par vous, par un responsable qui vous invite ou préenregistre, ou générées lors de l’utilisation du service. Un invité sans compte bénéficie également des informations et droits décrits ici. Si une importation de photo depuis un service tiers est proposée, elle relève d’une démarche facultative de votre part et des autorisations affichées au moment de l’importation.
Pourquoi sont-elles utilisées ?
Pour créer et sécuriser les accès, rattacher les membres à leurs groupes, organiser les séances, gérer les réservations et les listes d’attente, préparer les formations, envoyer les messages liés aux séances, recueillir les évaluations, produire les statistiques et délivrer les attestations. Elles servent également à traiter les demandes d’assistance, les demandes des centres et les incidents de sécurité. Les champs facultatifs sont indiqués dans les formulaires ; les informations nécessaires permettent de traiter la demande ou d’assurer la participation.
Usages pédagogiques et personnalisation
Les données renseignées dans SIMU4DOC peuvent être utilisées dans le cadre de votre parcours de formation, à des fins pédagogiques et pour personnaliser votre expérience au sein de l’écosystème applicatif SIMU4DOC. Seules les informations nécessaires à ces objectifs sont utilisées, dans le respect des accès autorisés. Une réutilisation pour une finalité distincte nécessite une information adaptée et un fondement juridique approprié. Lorsque 4DOC agit pour un centre, cette utilisation doit respecter les instructions documentées et le cadre convenu avec celui-ci. Cette mention ne permet pas un partage libre entre centres ou une réutilisation indéfinie des réponses.
Fondements des traitements
Les bases juridiques dépendent du traitement et de l’organisme responsable : exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles pour les services demandés, mission d’intérêt public ou obligations légales lorsqu’elles s’appliquent au centre, intérêt légitime pour des besoins proportionnés de sécurité et d’assistance, et consentement pour les usages facultatifs qui le nécessitent. Le responsable concerné doit documenter et préciser la base applicable à chaque traitement. L’acceptation des conditions d’utilisation ne constitue pas un consentement général à tous les traitements.
Qui peut consulter les informations ?
Les informations sont accessibles aux personnes autorisées selon leur rôle et leur périmètre : équipes du centre, modérateurs et formateurs concernés, et personnel habilité de 4DOC lorsque nécessaire. Après confirmation d’une participation, certaines informations d’identité des participants et de l’équipe peuvent être visibles aux autres participants de la séance. Les profils et historiques de formation sont consultables par les professionnels disposant des autorisations prévues. Les prestataires techniques interviennent uniquement pour les services nécessaires, tels que l’hébergement, l’envoi d’e-mails et l’exécution des tâches programmées.
Prestataires et localisation
Le portail et sa base de données sont hébergés en France chez OVHcloud. Des prestataires techniques peuvent intervenir pour l’envoi des messages et le fonctionnement du service, dans la limite des informations nécessaires à leur mission. SIMU4DOC peut utiliser les API de Google, notamment pour rechercher une adresse ou importer une photo à votre demande. L’utilisation de ces fonctions peut transmettre à Google les informations nécessaires à la requête. Les services tiers appliquent leurs propres conditions de protection des données. Vous pouvez demander des précisions sur les destinataires et les garanties applicables à contact@4doc.fr.
Combien de temps sont-elles conservées ?
La durée de conservation retenue pour les profils est de trois ans à compter de la dernière activité. Les informations relatives aux séances, inscriptions, réponses aux questionnaires, documents et attestations sont conservées trois ans à compter de la séance concernée. Les demandes d’ouverture de centre sont conservées trois ans après leur traitement. Une conservation plus longue peut s’appliquer lorsqu’une obligation légale ou la défense d’un droit l’exige. Les sauvegardes sont conservées au maximum trois ans ; un effacement dans les données actives est pris en compte lors de leur renouvellement et de toute restauration. Les traces de connexion ordinaires sont conservées six mois, et les traces signalées douze mois à compter du signalement. À l’issue des délais applicables, les données sont supprimées ou anonymisées.
Protection des informations
Les accès sont définis selon les rôles et les groupes. Les mots de passe sont hachés et les sessions utilisent des cookies protégés. La vérification de l’adresse e-mail sécurise l’activation des comptes. L’accès aux données et aux documents est limité aux personnes habilitées.
Vos droits et votre contact
Selon le fondement et le contexte du traitement, vous pouvez exercer vos droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, de portabilité ou d’opposition. Lorsqu’un traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer sans remettre en cause les traitements antérieurs licites. Contactez le responsable de votre centre pour les données de formation ou contact@4doc.fr, à l’attention du Dr Ouassim KHANDALI, en indiquant votre demande et le centre concerné. Une vérification proportionnée d’identité peut être nécessaire. Le délai de réponse est en principe d’un mois ; une prolongation motivée peut s’appliquer dans les cas prévus par le RGPD. Vous pouvez également adresser une réclamation à la CNIL : https://www.cnil.fr.
Évolution de cette politique
La date de mise à jour est indiquée sur cette page. Toute évolution importante des finalités ou des destinataires doit faire l’objet d’une information adaptée. La présente politique est actualisée lorsque les services ou les traitements de données évoluent.